EXLIBRA - Что такое outsourcing? Стоит делегировать задачи другим компаниям? 23.08.2019

Що таке outsourcing? Чи варто делегувати завдання іншим компаніям?

Розвиток компанії пов’язаний з появою все більшої кількості завдань, які потрібно контролювати. Вам цікаво, чи делегувати це власним працівникам чи можете обрати послуги зовнішніх компаній? З подальшої частини статті ви дізнаєтесь, що таке outsourcing та які його переваги.

Делегування завдань працівникам та outsourcing – відмінності

Делегування обов’язків – це процес, при якому керівництво компанії або конкретного відділу делегують частину завдань працівникам. Делегація означає не лише доручення певної діяльності, але й включає перенаправлення відповідальності за їх виконання та необхідні дозволи на їх здійснення. Найпростіше кажучи, делегування завдань можна визначити як розподіл обов’язків та повноважень з іншими – в цьому випадку з працівниками.

Передача деяких своїх обов’язків колегам вимагає довіри та впевненості у їхніх навичках. Однак ви повинні знати про ризик, особа, на яку покладено нові обов’язки, може не відповідати їм. Керівник повинен бути готовим до такої події та на початковій фазі підтримувати працівника. Делегуючи завдання, не забутьте вказати обов’язки та вимоги, які будуть покладені на працівника.

Спосіб вирішення проблем із занадто великою кількістю завдань, покладених на одного працівника, – це т. Зв outsourcing. Цец термін у дослівному перекладі означає використання зовнішніх ресурсів, на практиці він полягає у передачі частини завдань зовнішній компанії, що спеціалізується на конкретній галузі. Суть outsourcing полягає в довгостроковому дорученні функцій деяких підрозділів зовнішньому суб’єкту, а не в дорученню одного завдання.

Чи варто делегувати завдання іншим компаніям?

Outsourcing асоціюється з багатьма перевагами, тому не дивно, що він набирає все більше прихильників. Делегування завдань на зовнішні суб’єкти дозволяє зосередити увагу на стратегічних цілях та реалізації місії компанії.

Що ваша компанія отримає від outsourcing ? Його найбільші переваги:

  • Скорочення витрат, пов’язаних зі скороченням робочих місць та відсутність потреби в придбанні спеціалізованого обладнання. Якщо ви вирішили співпрацювати із зовнішньою компанією, ви не несете витрат на заробітну плату працівників, також зменшуються суми, виділені на соціальне забезпечення, пенсію та лікарняне. Більше того, компанії не потрібно вкладати гроші в підвищення кваліфікації персоналу;

 

  • Звільнення від надмірного навантаження працівників компанії, які зможуть зосередитись на найважливіших елементах своєї роботи. Outsourcing дозволяє зняти з співробітників тягар надмірного навантаження, завдяки чому вони можуть зосередитись на своїх основних обов’язках, на тому, що вміють найкраще. Зменшення кількості обов’язків, які відволікають працівника, зазвичай призводить до підвищення ефективності роботи.

 

  • Економія часу та можливість зосередитись на стратегічних цілях. Використання outsourcing послуг дозволяє зосередитись на пошуку нових клієнтів, збільшенні прибутку, а також на виконанні місії та стратегічних цілей компанії. Підтримка процесів та додатків, розробка програмного забезпечення, підбір співробітників – це завдання, які можуть бути передані на виконання зовнішнім фірмам.

 

  • Можливість користуватися послугами експертів. Співпраця з фахівцями забезпечує не тільки найвищу якість наданих послуг, а й можливість впровадження нових процесів у компанію. Навчання персоналу, як правило, пов’язане з високими витратами і не завжди приносить очікувані результати, головним чином через брак досвіду.

 

Outsourcing також має недоліки …

Так як і  делегування завдань працівникам, outsourcing несе певний ризик. Найнявши зовнішню компанію, ви можете мати уявлення і очікування щодо  якості  послуг, які вона надає, на жаль, це не завжди буде відповідати реальності. Найбільші небезпеки, пов’язані з outsourcing послугами, включають:

  • Ризик, пов’язаний з розголошенням конфіденційної інформації зовнішнім організаціям. Деякі outsourcing послуги, для їх виконання, вимагають передачі конфіденційних даних про компанію або клієнтів. На жаль, у цій ситуації існує ризик використання цієї інформації проти вас або вашої компанії. Тому до передання завдань зовнішнім фірмам слід підходити обережно. Найкраще перевірити відгуки про потенційного партнера та для деяких зобов’язань все ж таки використовувати делегування завдань всередині компанії.

 

  • Погана якість наданих послуг. Перевірка outsourcing компанії повинна стосуватися не лише довіри, а й її компетенції. Покладання важливих обов’язків на зовнішню організацію з некваліфікованим персоналом не принесе нічого хорошого.

 

  • Надмірне бажання зменшити витрати. Прайс-лист – хоча це важливо – ніколи не повинен бути визначальним фактором для вибору зовнішньою компанії. Зниження витрат є важливим аспектом використання outsourcing послуг, однак воно не повинно перекривати здоровий глузд. Часто спроба значно зменшити витрати пов’язана зі співпрацею з поганою організацією.

 

  • Відсутність контролю за певними процесами в компанії. Перенесення виконання конкретних завдань на зовнішні суб’єкти обмежує ваш вплив на те, як вони будуть реалізовані. Втрата контролю над важливими процесами може негативно вплинути на функціонування підприємства.

 

Які завдання слід передавати зовнішнім компаніям?

Перш ніж вирішити найняти outsourcing компанію, врахуйте, що делегування обов’язків зовнішнім суб’єктам ніколи не повинно стосуватися завдань, які є основною діяльністю так  підприємства т. зв. ядром бізнесу. Якщо ваша компанія надає бухгалтерські послуги, не передавайте бухгалтерські записи своїх клієнтів іншим організаціям.

Найпопулярнішими сферами outsourcing послуг є:

  • управління персоналом,
  • адміністрування ІТ-систем,
  • внутрішній аудит,
  • coaching,
  • бухгалтерський облік,
  • логістика та транспорт,
  • маркетинг,
  • обслуговування клієнтів.

Як бачите, outsourcing має багато переваг, але  не можна забувати і про деякі ризики, які з ним пов’язані. Вирішуючи співпрацювати із зовнішніми організаціями,  підходьте до цього з розумом.