EXLIBRA - Виртуальная ассистентка по экономии для бизнеса 16.08.2020

Виртуальная ассистентка по экономии для бизнеса

У каждого человека, начинающего бизнес, много дел. Потому что компания должна быть зарегистрирована в соответствующих учреждениях, затем нужно найти бухгалтера, клиентов, иметь финансовый резерв для взносов социального страхования и многое другое. Во всем этом стрессе вам все еще нужно найти время для… работы. Часто, однако, руководитель компании должен не только обслуживать своих клиентов и заботиться о финансовой ликвидности, но и (возможно, в первую очередь) планировать встречи, организовывать офис и рабочее время, или отписывать на электронные письма. Из-за нагромождения дел некоторые будущие предприниматели уже в начале своего делового пути решают сотрудничать с виртуальной ассистенткой. Хороший ли это шаг для компании? В статье мы подробно ответим на этот вопрос, указав, какую экономию можно получить за счет использования услуг виртуальной ассистентки.

Помощь при регистрации компании

Возможно, вы не знаете, но в настоящее время на рынке без проблем можно найти виртуальных помощниц, которые эффективно зарегистрируют вашу компанию. Независимо от того, управляете ли вы индивидуальным бизнесом или компанией, поручение регистрации компании профессионалу пойдет вам на пользу. Почему? Это огромная экономия времени (которое вы можете потратить на получение первых клиентов). Вы также уверены, что все официальные дела будут решены так, как нужно. Как начинающий предприниматель, вы можете не понимать, что «принцип одного окна» при регистрации компании не всегда работает на практике. Вы должны получить запись в CEIDG, NIP/REGON, выбрать способ налогообложения, подумать, нужно ли вам / хотите быть налогоплательщиком НДС. Обязанности по открытию бизнеса-длинный список. Поэтому стоит подумать о том, чтобы поручить это человеку, который сделает это более эффективно, избавив вас от стресса и потери времени.

Экономия от работы с виртуальной ассистенткой

Чтобы понять, насколько велика экономия от сотрудничества с виртуальной ассистенткой, вам нужно знать, в каких областях вы получите от нее помощь. Здесь мы перечислим лишь несколько основных задач виртуального помощника:

  • организация офиса и вашего времени — начало бизнеса — это всегда бессонные ночи, мало времени, много дел на уме. Однако постоянное занятие не всегда идет рука об руку с большими заработками. Вместо того, чтобы думать о том, как организовать встречи с клиентами и подрядчиками, где арендовать офис и как его обставить, вы можете полностью передать эти задачи виртуальной ассистентке. Мало того, что вы сэкономите время, так еще и деньги-ведь это человек, который в таких задачах имеет огромный опыт и не совершит никаких ошибок, делая ваши усилия более эффективными и приносящими большую прибыль.
  • ведение переписки (традиционной и электронной почты)-вы можете быть уверены, что после начала бизнеса вы будете получать очень много писем: иногда от существующих клиентов, иногда от людей, заинтересованных в сотрудничестве. Иногда вы также получите электронные письма, которые не будут важны для вас-однако вы потеряете много времени, читая и отписывая на письма. Эти задачи также может выполнять за вас виртуальная ассистентка.
  • ведение бухгалтерских и кадровых дел-вместо того, чтобы нанимать бухгалтера, вы можете поручить все вопросы, связанные с расчетами, виртуальной ассистентке, которая всесторонне позаботится о вашем бизнесе. Работа с одним человеком, безусловно, окажется дешевле, чем наем бухгалтера, а также виртуального помощника или другого лица, ответственного за мелкие, повторяющиеся действия в компании.
  • составление официальных писем и юридическая помощь — письмо из налоговой инспекции, ZUS или другого учреждения редко означает что-то хорошее. Начинающий предприниматель может неосознанно совершать ошибки, в результате чего он потеряет деньги, например, из-за наложенного штрафа. Кроме того, официальные письма чаще всего имеют определенный срок для урегулирования. Однако что делать, когда у вас много работы и, кроме того, вам нужно отписать на письмо, которое написано на запутанном юридическом языке? Такую задачу тоже можно поручить виртуальной ассистентке. Таким образом, вы, безусловно, сэкономите нервы, время, а также деньги — потому что от вашего имени чиновникам будет отвечать профессионал.

Наем сотрудника вместо виртуальной ассистентки

Как вы видите, с помощью виртуальной ассистентки вы можете получить много сбережений, потому что чаще всего такой человек выполняет широкий спектр действий.

Часть людей в начале ведения бизнеса пытается все «охватить» самостоятельно, а когда уже не получается временно — нанимает сотрудника. Тем не менее, стоит подумать о том, действительно ли привлечение нового человека в компанию-лучшее решение, чем начало работы с виртуальной ассистенткой.

Во-первых, новый сотрудник всегда включает в себя процесс рекрутинга. Если вы никогда никого не нанимали, вы можете не знать, что это непростая задача. Недаром на рынке появляется все больше агентств по трудоустройству. В первую очередь вам нужно подготовить объявление о работе, в котором вы напишете: кого вы ищете, что вы предлагаете, что вы требуете и т. д. Это само по себе занимает много времени. Затем вам нужно проанализировать сотни резюме, провести несколько десятков собеседований и только тогда нанять сотрудника. В этом отношении сотрудничество с виртуальной ассистенткой несет в себе два преимущества: используя услуги такого человека, вам не нужно проводить рекрутинг, и когда вам действительно нужно нанять кого — то для помощи-виртуальная ассистентка может выполнить весь процесс за вас.

Во-вторых, прежде чем нанимать сотрудника, необходимо создать рабочее место. Это, в свою очередь, влечет за собой дополнительные расходы (например, дополнительный стол и ноутбук или дополнительные взносы на социальное обеспечение). Кроме того, создавая рабочее место в вашей компании, особенно в начале ее работы, вы не можете предсказать, будет ли у вас достаточно работы для нового человека все время. К тому же вы не знаете, как будет работать новый сотрудник и оправдает ли он ваши ожидания. С другой стороны, начало сотрудничества с виртуальной ассистенткой не вызывает таких сомнений. Вы платите только за выполненные задачи / отработанные часы. К сожалению, в случае найма сотрудника вы должны постоянно контролировать последствия его действий и время, которое он тратит на них. Стоит также отметить, что, решая использовать услуги виртуальной ассистентки, вам не нужно делать какие-либо заявки в ZUS или оформлять какие-либо документы.

В-третьих, новый сотрудник всегда нуждается в обучении. Иногда это требует большого количества времени, которое вы могли бы потратить на получение большего количества клиентов. Бывает и так, что после обучения получается, что работник не отвечает вашим требованиям, а вы… вы приступаете к следующему набору. Если вы используете услуги виртуальной ассистентки, все выглядит совсем по-другому. Вы уверены, что вашему бизнесу помогает профессионал, который будет выполнять любую работу с особой тщательностью, экономя вам время и деньги.

В-четвертых, как только вы найдете сотрудника своей мечты, оформите все документы и пройдете обучение, вы должны знать, что он всегда может отказаться от работы у вас. Многие отчеты о деловой активности подтверждают, что текучесть кадров является одной из самых больших затрат в расходах компании. Подумайте, можете ли вы себе это позволить.

Бизнес без сотрудников, а с виртуальной ассистенткой

Основываясь на вышеперечисленных соображениях, стоит подумать о том, что выгоднее для вашего бизнеса. Нанять сотрудника или начать работать с виртуальной ассистенткой. Недаром многие предприниматели открыто говорят, что первым человеком, который должен появиться в вашей компании, кроме вас, является именно ассистентка. С ее помощью вам не придется делать все мелкие, повторяющиеся дела, которые возникают в каждом бизнесе. Вместо этого вы сосредоточитесь на стратегическом мышлении и развитии компании. Стоит сразу воспользоваться услугами профессионалов, чем начинать трудоемкий и дорогостоящий набор сотрудников, который может закончиться неудачей.