EXLIBRA. Ревалюция в документации для рабочих. Какие измени нам принесет 2019 год? 30.12.2018

Революція в документації для працівників? Які зміни нам принесе 2019р.?

Польща – єдина країна, у котрій виступає обовязкове зберігання робочих папок на протязі 50 років. Це велика перешкода однозначно рівна в логістичним відношенні як і витрат на збереження документів. В багатьох Європейських країнах період збереження виносить 10 років, є також і країни такі як Данія де період збереження виносить 5 років або Голандія, де не виступає жоден обовязок на архівацію робочих папок.

З нового року, в Польщі також започаткується обов’язок на 10-річне зберігання робочих документів з дня припинення трудових відносин. Однак варто зазначити , що це стосується тільки до працівників які будуть працевлаштовані з січня 2019р. Польський закон не діє назад, тому документація всіх працівників працевлаштованих скоріше, буде й надалі зберігатися 50 років.

Підприємства, які засновали свою діяльність після 1998р. матимуть можливість скорочення терміну зберігання до 10 років після подання відповідного інформаціоного звіту до Управлення праці та соціального захисту населення???? Відповідно до нових законів роботодавець разом з трудовою книжкою буде мусіти переказати працівникові інформацію про термін зберігання документації, можливості відібрання і знищення.

Особову справу працівника після закінчення терміну зберігання, можна добровільно відібрати працівником котрого особиста справа стосується. Якщо працівник їх не відбере то вони будуть знищені. На сьогоднішній день особисті справи зберігаються в 3 часитнах і включають:

  • В частині А – документи зібрані у зв’язку з пошуком працевлаштуванням
  • В частині Б – документи які дотичуть відношень роботи і період влаштування працівника
  • (В частині В – документи зв’язані з препиненням трудових відносин
  • У частині B – документи щодо встановлення трудових правовідносин та період влаштування працівника
  • У частині В- документи, що стосуються припинення трудової діяльності.)

З 1 січня 2019р. зміни відноситься також і для способу зберігання робочих документів. Особова справа працівникп буде складуватись з 4 частин. Частина В документи зв’язані з препиненням трудових відносин знайдуться в новій частині Г. Однак в частині В до особистих справ будуть включені документи зв’язані з понесенням через працівника порядкову відповідяльність або відповідяльність окреслина осібними законами, які передбачують усування штрафу (після періоду). Відокремлення цієї частини, обгрунтоване обов’язком усування з особистих справ працівників дуплікатів заяв про покарання, які передбачені в ст. 113 Робочого Кодексу або які винекають в різних законах.

З нового року роботодавець буде могти зберігати кадрову документацію і заробітну плату працівників в електронній версії. Фірми зможуть користатися цим полегшенням, якщо вони нададуть до Соціального Захисту Населення інформацію зв’язану з вирахуванням пенсійних виплат кожного працівника. Новий закон позволить Підприємствам відновити процес управління документами, знизити витрати архівації і позволить на щвидкий доступ до вибранних документів в електроніій версії. Електронні папки не від разу з цілою повністю швидко не замінять паперові збереження документів.

 

Польща є єдиною країною, де обов’язкове зберігання справ працівників становить 50 років. Це велика перешкода як з точки зору логістики, так і вартості зберігання документів. У багатьох Європейських країнах термін зберігання виносить 10 років, також є і такі країни як Данія де термін зберігання виносить 5 років або Голандія, де взагалі немає жодного обов’язку архівації робочих папок.